چک لیست برگزاری افتتاحیه به شکل مجلل
اگر می خواهید یک مراسم بازگشایی برای کسب و کار خود تدارک ببینید؛ اولین چیزی که نیاز دارید یک چک لیست برگزاری افتتاحیه است. در این فهرست بخش های بسیار مهمی مانند تعیین بودجه کل، سبک پذیرایی، انتخاب زمان مناسب، تبلیغات، دعوت از مهمان ها، هماهنگی با عکاس و فیلمبردار، تهیه هدیه برای مهمانان، تزیین و گل آرایی محیط و سفارش کیک دیده می شود. برخی از این موارد مانند پذیرایی از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند؛ زیرا باید متناسب با زمان و نوع سبک و کار باشد، به عنوان مثال اگر جشن شما در ماه رمضان قرار است برگزار شود برای پذیرایی، پک ماه رمضان انتخاب خوبی می باشد. همچنین اگر کار شما مربوط به کودکان می شود، پیشنهاد می کنیم با خوراکی هایی که برای کودکان جذاب است از مهمانان پذیرایی کنید.
مرحله اول چک لیست مراسم افتتاحیه، برنامه ریزی
در چک لیست برگزاری افتتاحیه به شکلی مجلل و با شکوه اولین و مهم ترین گام برنامه ریزی برای مراسم است. از جمله مراحل این بخش می توان به تعیین بودجه کل جشن و انتخاب شیوه پذیرایی که همراه با پک پذیرایی باشد یا آیتم های خوراکی همان کسب و کار، اشاره کرد. در ادامه با این موارد به طور کامل آشنا خواهیم شد.
۱٫ تعیین بودجه
تعیین بودجه در نظر گرفته شده برای برگزاری مراسم افتتاحیه، از موارد حائز اهمیت می باشد؛ زیرا وابسته به تمام بخش های بعدی برنامه ریزی است. در این قسمت ابتدا باید هزینه رزرو مکان و خوراکی ها را که بیشترین و اصلی ترین بخش می باشند را در نظر بگیرید؛ برای این کار می توانید از پک پذیرایی همایش به عنوان گزینه ای شیک و اقتصادی استفاده کنید. سپس با توجه به تعداد مهمانان و مسائل جانبی هزینه های فرعی را تخمین بزنید.
۲٫ تعیین شیوه پذیرایی
سبک پذیرایی در افتتاحیه ها متفاوت با هم است؛ زیرا باید متناسب با نوع کسب کار باشد به عنوان مثال برای مراسم بازگشایی یک مرکز درمانی استفاده از پک های پذیرایی برای مهمانان پیشنهاد می شود؛ اما برای افتتاحیه مغازه فست فود بهترین گزینه برای پذیرایی، ارائه غذاهای همان مجموعه است. پس این مورد باید با توجه به نوع کسب و کار و سبک اجرا مراسم انتخاب شود.
بررسی آیتم های مد نظر برای پذیرایی
اگر می خواهید آیتم های پذیرایی مراسم را از بیرون تهیه کنید، باید یک لیست از خوراکی های مد نظر خود را آماده کنید و به بررسی آن ها بپردازید. دقت داشته باشید خوراکی ها تا حد امکان همه پسند و جذاب باشند.
۳٫ انتخاب زمان و مکان
از جمله اولین موارد موجود در چک لیست برگزاری افتتاحیه، انتخاب زمان و مکان مراسم است. زمان اجرا مجلس باید به صورتی انتخاب شود که مهمانان برای شرکت در آن دچار مشکل نشوند و بتوانند به راحتی در جشن حضور پیدا کنند. در انتخاب مکان هم باید توجه ویژه کرد تا فضا متناسب با تعداد مهمانان و شرایط پذیرایی باشد. همچنین باید توجه داشت که در زمان و نزدیک محل انتخابی شما، مراسم دیگری به صورت همزمان برگزار نشود.
۴٫ دریافت مجوز های لازم (در صورت نیاز)
ممکن است با توجه به شلوغ شدن و ایجاد سر و صدا در جشن افتتاحیه نیاز باشد، برخی مجوز ها را از شورای شهر یا شهرداری در این باره مجوز دریافت کنید. پس توجه داشته تا این مورد جهت بررسی دقیق در چک لیست برگزاری افتتاحیه وجود داشته باشد.
مرحله دوم چک لیست افتتاحیه، کارهای عملی
در مرحله دوم به کارهای اجرایی مانند رزرو محل برگزاری، تهیه یادبود، فضاسازی، گل آرایی و تبلیغات باید بپردازید. برای این مرحله حتما یک چک لیست مراسم افتتاحیه آماده داشته باشید؛ زیرا عدم برنامه ریزی مناسب در این مرحله می تواند موجب اختلال در همه بخش های جشن شما شود.
۵٫ رزرو مکان برگزاری مراسم
اگر محل کسب و کار شما مناسب مراسم بازگشایی شما نیست؛ باید در چک لیست برگزاری افتتاحیه خود رزرو محل جشن را قرار دهید. مکان انتخابی شما باید تا حد امکان نزدیک محل کار شما باشد و گنجایش مناسبی با توجه به تعداد مهمان ها ارائه دهد.
۶٫ چاپ تبلیغات یا کارت دعوت
مهمانی افتتاحیه شما میتواند به شکل عمومی یا خصوصی برگزار شود. اگر می خواهید جشن بازگشایی به شکلی کاملا خصوصی باشد، باید برای مهمانان خود یک کارت دعوت شیک طراحی و چاپ کنید؛ اما اگر مایل به برگزاری مراسم افتتاحیه به شکل عمومی برای همه مردم هستید هر چه تعداد مهمانان بیشتر باشد برای شما بهتر خواهد بود؛ پس پیشنهاد می کنیم، تبلیغات را به صورت گسترده انجام دهید. در ادامه چند مورد از راه های تبلیغ را به شما معرفی می کنیم.
- نصب بنر تبلیغاتی در سطح شهر
- ارسال پیامک انبوه برای مردم شهر
- فراخوان در شبکه های اجتماعی
- نصب بنر در محل افتتاحیه قبل از مراسم
- چاپ تبلیغات فروشگاه روی هدیه اهدایی
- اعلام برگزاری قرعه کشی در روز افتتاحیه
- گذاشتن تخفیفات خاص در روز افتتاحیه
- دعوت از سلبریتی ها در جشن
- تبلیغ در سایت های مشابه با حوزه فعالیت شما
- چاپ و پخش تراکت در قسمت های مختلف محله
۷٫ تهیه هدیه و یادبود مناسب
دادن هدیه یا یادبود ماندگار به مهمانان در جشن افتتاحیه، می تواند مراسم شما را شیک و باشکوه نشان دهد. همچنین این هدیه تا مدت ها می تواند مهمانان را به یاد جشن شما بیندازد. یادبود این مراسم باید ویژه و مختص به کسب و کار شما باشد.
۸٫ فضاسازی و گل آرایی
پس از انتخاب محل جشن، در چک لیست برگزاری افتتاحیه باید بخشی برای فضاسازی و گل آرایی محیط و مکان وجود داشته باشد. ابتدا لوازم مورد نیاز برای تزیینات را تهیه کرده و سپس فضا را به صورتی جذاب تزیین و گل آرایی کنید.
۹٫ تهیه تجهیزات صوتی
از دیگر موارد مهم در برگزاری مراسم افتتاحیه تهیه یا کرایه سیستم صوتی و تجهیزات تصویری است. عدم وجود صدا با کیفیت مناسب می تواند از جذابیت جشن شما برای مهمانان شما بکاهد.
۱۰٫ تدارک برنامه آتش بازی
پیشنهاد می کنیم، برای برگزاری جشن افتتاحیه به شکلی خاص، یک برنامه ویژه آتش بازی در نظر بگیرید. دقت کنید این لوازم از موارد ایمن و بی خطر باشند.
۱۱٫ سفارش کیک
یکی از آیتم هایی که معمولا در چک لیست برگزاری افتتاحیه دیده می شود، سفارش کیک برای مراسم است. سعی کنید ابعاد کیک تا حد امکان متناسب با تعداد مهمانان باشد.
۱۲٫ آماده سازی صحنه
اگر محل برگزاری جشن بازگشایی کسب و کار شما دارای صحنه برای اجرا برنامه ها است، باید توجه داشته باشید این محل نیز تزیین و فضاسازی شود.
۱۳٫ هماهنگی با عکاس و فیلمبردار
ثبت تک تک لحظات در مراسم افتتاحیه با کیفیتی بالا از اهمیت ویژه ای برخوردار است؛ به همین دلیل پیشنهاد می کنیم، این کار توسط یک عکاس یا فیلمبردار حرفه ای انجام شود.
۱۴٫ دعوت از مجری یا قاری متناسب با نوع مراسم
دعوت از فردی توانمند برای پیش بردن مراسم و اجرا برنامه ها بر طبق تایم بندی و برنامه ریزی از پیش تعیین شده، از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
۱۵٫ هماهنگی تیم امنیت (برای برخی موارد خاص)
اگر شرکا غیر ایرانی دارید یا مهمانان خارجی برای مراسم افتتاحیه دعوت کرده اید و این جشن قرار است به صورت بین المللی برگزار شود؛ پیشنهاد می کنیم حتما یک تیم امنیت برای مراسم بازگشایی هماهنگ کنید.
مرحله سوم چک لیست افتتاحیه، اجرا مراسم
مرحله پایانی، اجرا صحیح جشن به ترتیب برنامه ریزی قبلی، تایم بندی مناسب و پذیرایی از مهمانان می باشد. این بخش باید به شیوه ای درست و به یاد ماندنی برای مهمانان باشد؛ زیرا این قسمت پایانی هر مراسمی است که بیشتر به یاد مهمانان می ماند.
۱۶٫ پذیرایی از مهمان ها
سعی کنید تا حد امکان پذیرایی از مهمانان توسط افراد آموزش دیده و با لباس های یک دست انجام شود. همچنین استفاده از پک پذیرایی همایش به همراه یک نوع نوشیدنی بهترین گزینه برای جشن افتتاحیه شما است.
۱۷٫ اهدای هدایا مهمانان
هدایای تدارک دیده شده برای مهمانان را در این بخش به افراد اهدا کنید. توجه داشته باشید، هدیه شما میتواند یک تبلیغ ماندگار برای کسب و کار شما باشد.
۱۸٫ بررسی فوریت های پزشکی
اگر جشن شما در مکانی کوچک برگزار خواهد شد یک جعبه فوریت های پزشکی برای استفاده در شرایط اضطراری کافی خواهد بود؛ اما اگر مراسم در مکانی بزرگ قرار است برگزار شود، بهتر است یک تیم اورژانس در محل استقرار داشته باشد.
۱۹٫ ترانسفر به فرودگاه و هتل
پیشنهاد می کنیم برای مهمانانی که از فرودگاه یا هتل می خواهند به مراسم بیایند، از ماشین های تشریفات استفاده کنید. این کار به جشن شما اعتبار خاصی خواهد بخشید.
نکات تکمیلی برای برگزاری بهترین افتتاحیه
- پس از آماده کردن چک لیست برگزاری افتتاحیه به کمک موارد گفته شده در بالا، بهتر است با برخی نکات درباره برگزاری مراسم نیز آشنا شوید.
- دقت کنید که هدف از برگزاری جشن افتتاحیه برند سازی و ایجاد اعتماد افراد به کسب و کار شما است؛ پس مخاطبین هدف را در در تمام مراحل نظر داشته باشید تا از این فرصت به بهترین شکل برای خود استفاده کنید.
- توجه به برنامه ریزی و اجرا منظم بسیار مهم است؛ زیرا عدم دقت به این موضوع میتواند باعث ایجاد بی نظمی در مراسم و جا افتادن برخی بخش ها در جشن شما شود.
- بودجه خود را به درستی مدیریت کنید تا در قسمت های درست و به اندازه هزینه شود. این مورد هزینه های اضافی و بی مورد را تا حد زیادی کاهش می دهد.
- سعی داشته باشید، از افرادی که در حوزه برگزاری افتتاحیه یا جشن های بزرگ تجربه دارند کمک بگیرید؛ زیرا یک اشتباه در برگزاری مراسم می تواند جبران ناپذیر باشد.
در پایان، چک لیست برگزاری افتتاحیه کسب و کار
از مهم ترین بخش های چک لیست برگزاری افتتاحیه در مرحله اول و دوم می توان به شما تعیین بودجه، انتخاب زمان و مکان مناسب، بررسی سبک پذیرایی، تهیه هدیه برای مهمانان، رزرو محل در صورت نیاز، فضاسازی و گل آرایی، تبلیغات، طراحی و چاپ کارت دعوت، سفارش کیک و تدارک برنامه آتش بازی اشاره کرد. در مرحله سوم پذیرایی از مهمانان، اهدای هدایا و استقرار نیرو های فوریت پزشکی اورژانس انجام خواهد شد. همچنین توجه به برخی نکات تکمیلی مانند کمک از افراد با تجربه در حوزه برگزاری جشن های افتتاحیه و برنامه ریزی به شکلی منظم می تواند باعث برگزاری هرچه بهتر و باشکوه تر مراسم شما شود.
سوالات متداول چک لیست مراسم افتتاحیه
بهترین زمان برگزاری مراسم افتتاحیه چیست؟
بهترین زمان برگزاری جشن افتتاحیه روزی است که احتمال می دهید بیشتر مهمانان به مشکل به مراسم خواهند آمد؛ اما به طور کلی روزهای خاص و تعطیل قطعا انتخاب مناسبی برای برگزاری افتتاحیه نیستند.
هدیه برای مراسم افتتاحیه چه چیز بدهیم؟
از جمله بهترین هدایای مناسب افتتاحیه می توان به خودکار تبلیغاتی، ست اداری، ماگ تبلیغاتی، گل، سررسید و تقویم رومیزی اشاره کرد.
