تشریفات همایش بخش مهمی از برگزاری مراسمات شما خواهد داشت که باید در انتخاب شرکت‌ها و سرویس‌دهنده‌هایی که در این زمینه فعالیت می‌کنند دقت عمل زیادی را به خرج دهید. به طبع شما دوست دارید که این مراسم به بهترین و درست‌ترین شکل ممکن برگزار شود. پس مبنای اصلی‌تان کیفیت است. اما وقتی در ایران در مورد کیفیت صحبت می‌کنیم، ناخودآگاه قیمت هم سر می‌رسد و کمی معادله را بر هم می‌زند. پس ما هم به همین منوال سعی می‌کنیم به‌صورت میانه‌رو، نحوه برگزاری یک مراسم و تشریفات همایش را مورد بررسی قرار دهیم. پس در ادامه با ما همراه باشید؛ چون نکات کلیدی و مهمی را در این مورد شرح می‌دهیم.
همایش در واقع به گردهمایی‌های رسمی گفته می‌شود که به جهت ایجاد بسترهایی برای تبادل اطلاعات اجتماعی، فرهنگی، علمی و آموزشی به‌صورت آکادمیک و یا آزاد برگزار می‌شود.
کلیدی‌ترین موارد برای تشریفات همایش
تشریفات در واقع همان مواردی است که شما باید فراهم کنید تا یک مراسم به‌درستی و به‌صورت اصولی برگزار شود. این می‌تواند پذیرایی و یا تدارکات فرهنگی و سرگرمی باشد که برای افراد حاضر در نظر می‌گیرید. البته تشریفات کنفرانس، سمینار و… ممکن است کمی با هم تفاوت داشته باشد، اما در نهایت به یک‌شکل است، اجازه دهید که تخصصی‌تر در مورد انتخاب و فراهم‌کردن تشریفات همایش صحبت کنیم.
انتخاب سالن و عقد قرارداد
اولین بخش برای برگزاری یک مراسم تشریفات همایش، انتخاب سالن و محل پذیرایی یا همایش خواهد بود. قیمت آن عموماً بالاترین رقم پرداختی شما خواهد بود. البته اگر در محیط‌هایی مانند دانشگاه و یا مجموعه‌های آکادمیک این کار را انجام می‌دهید که هزینه‌ای از شما دریافت نمی‌شود. دقت کنید که گنجایش سمینار و نوع برگزاری مراسم را باید از قبل بررسی کنید. همواره آمار دقیق از کسانی که قرار است در مراسم حاضر باشند داشته باشید و در نهایت فراموش نکنید که بهتر است همیشه برای تعداد بیشتری مهمان خودتان را آماده کنید تا همه چیز به‌خوبی پیش برود.
دعوت از مجری برگزاری و یا تیم مدیریتی
البته این موضوع هم‌بستگی به نوع اجرای سمینار و همایش خواهد داشت و در تمامی شرایط لازم نیست. اما اگر این سمینار خیلی برای شما مهم است باید در مورد آن خودتان را آماده کنید و هوشمندانه پیش بروید. در برخی موارد افراد اقدام به دعوت قاریان ملی کرده و شروع همایش را به این شکل انجام می‌دهند. اجرای برنامه توسط مجریانی که در فعالیت‌های رسانه‌ای باتجربه هستند هم یکی دیگر از ارکان تشریفات همایش است.
حتی ممکن است گروه‌های صحنه‌ای هم به مراسم دعوت شوند و فعالیت‌های هنری انجام دهند. به طبع ما نمی‌توانیم این گستره را برای شما مشخص کنیم، در نهایت تصمیم‌گیری بر عهده شما خواهد بود و باید در این مورد با هوشمندی تمام کارهایی که لازم است را انجام دهید.
اگر بتوانید از سخنرانان برجسته، هیئت‌علمی و یا اساتید دانشگاهی هم دعوت به عمل‌آورید که در نهایت تشریفات مراسم شما به بهترین شکل اجرایی شده و همه چیز فوق‌العاده پیش می‌رود.
طراحی و دیزاین سالن
یکی دیگر از زمینه‌هایی که در همان نگاه اول می‌تواند در بهبود تشریفات مراسم شما تأثیر بگذارد، طراحی و دیزاین داخلی خواهد بود. در واقع همه انسان‌ها به المان‌های بصری و بینشی اهمیت زیادی می‌دهند و ازاین‌رو ترجیح آن‌ها این است که وارد یک همایش کاملاً مدیریت شده شوند. این مدیریت و دیزاین باید توسط شما انجام شود. اگر در مورد آن هیچ زمینه‌ای ندارید باز هم می‌توانید به سراغ مجموعه‌هایی بروید که این‌گونه خدمات را ارائه می‌دهند. به طور مثال در زمینه گل‌آرایی، میز آرایی همایش‌ها و… سرویس‌های جالبی را در اختیار شما قرار می‌دهند.
تزئینات دکور وابسته به نوع مراسم شما می‌تواند: گل، بادکنک، آتش‌بازی، طراحی سن، صحنه، چیدمان و نورافشانی هم باشد.
توزیع اقلام خوراکی و پذیرایی
برای این بخش از تشریفات همایش می‌توانید از پک‌های پذیرایی ویژه سمینارها، همایش‌ها و مراسمات استفاده کنید. از طرفی می‌توانید به سراغ پذیرایی و چیدن اقلام پذیرایی روی میز همایش بروید که می‌تواند شامل میوه و شیرینی، آبمیوه و یا هر چیز دیگری باشد. در واقع پلن‌های انتخابی شما برای پذیرایی بسیار زیاد و آزاد است. در حال حاضر مجموعه سبزینه پک یکی از سرویس‌دهنده‌های فوری و تخصصی در این حوزه است که با مراجعه به صفحه پک پذیرایی همایش شما می‌توانید تمامی اقلام موردنیاز خود را فراهم آورده و دغدغه تشریفات همایش حداقل در این زمینه را نداشته باشید.
در واقع این سرویس ویژه و جدید این مجموعه است که به شما امکان می‌دهد کمی مراسم خود را متفاوت‌تر برگزار کنید. اگر هم محدودیت هزینه ندارید می‌توانید به سراغ سرویس‌های خاص‌تر و ویژه بروید و یا حتی ناهار و شام سرو کنید. فقط کافیست با کارشناسان ما تماس بگیرید.
مدیریت ورود و خروج‌ها
در هر مراسم یک سری افراد وارد مجموعه و تعدادی نیز حین برگزاری و یا پس از اتمام مراسم از آن خارج می‌شوند. خوش آمد گویی و تقدیر از آن‌ها بابت حضور در این مراسم هم بر عهده شخص برگزارکننده است. اگر خودتان واقعاً این فرصت را ندارید، حتماً افرادی را به این منظور در دسترس قرار دهید تا از دم درب ورودی این کار را به بهترین شکل انجام دهند و همه چیز را مدیریت کنند.
البته که خودتان هم در نهایت باید روی فعالیت کسانی که برای این کار مأمور کرده‌اید نظارت داشته باشید و اگر فکر می‌کنید تیمی که انتخاب کرده‌اید از نظر تعداد و یا ظرفیت انجام کار کافی نیست، نسبت به تقویت آن اقدام کنید. به‌هرحال برگزاری این‌گونه مراسمات به‌خوبی خود استرس و تنش زیادی دارد.
پله آخر در کنترل و مدیریت تشریفات همایش
ممکن است مراسم شما نیاز به نیروی حراست، خدماتی، اطلاع‌رسانی، فنی و کامپیوتر داشته باشد. حتماً سیستم‌های الکترونیکی و صوتی را از قبل چک کنید. اگر رسانه‌ای دارید که باید از قبل اطلاع‌رسانی روی آن انجام شود حتماً این کار را انجام دهید و مطمئن شوید تمام کسانی که باید از مراسم شما باخبر هستند.
در نهایت شما باید بر فعالیت پرسنلی که انتخاب کرده‌اید نیز نظارت داشته باشید. اگر اقلام خوراکی و پذیرایی را خریداری می‌کنید، حتماً کیفیت و تازه بودن آن‌ها و همین‌طور سلامت فیزیکی را چک کنید. به‌هرحال قطعاً این مراسم برای شما اهمیت ویژه‌ای دارد و دوست دارید به بهترین و آبرومندانه‌ترین شکل ممکن برگزار شود. در نتیجه نسبت به آن حساس باشید و بهتر است پیش‌ازاین که زمان را از دست دهید، همه چیز را مدیریت کرده باشید. چون ازدست‌دادن زمان می‌تواند موجب تنش و برهم‌خوردن برنامه‌های شما شود.
پک همایش VIP
پک همایش پرفروش
پک همایش ساده
مشاورینتون قابل اعتمادن؟
سلام کاربر گرامی
بله صد درصد. تمامی مشاورین فروش ما با آگاهی و آموزش کامل به شما کمک می کنند تا بر اساس بودجه و سلیقه شما بهترین پذیرایی رو داشته باشید.
مشاورینتون قابل اعتمادن؟
متشکرم
متشکرم
حرفتون خیلی عالیه
ایول
خیلی عالی و خوب بود
این مطلب حرف نداشت
این مطلب حرف نداشت