مقالات

چک لیست برگزاری همایش و رویداد

چک لیست برگزاری همایش و رویداد

 

آیا شما در برنامه ریزی رویدادها استرس دارید و کمی کمک می خواهید؟ یا فقط می خواهید که یک روند آسان برای تیم خود پیدا کنید تا بتواند هنگام برنامه ریزی یک همایش آن را دنبال کند؟ موارد زیر یک لیست عمومی برای برنامه ریزی همایش است که به شما کمک می کند تا در شناسایی تمام جزئیاتی که باید در نظر بگیرید و نشان دادن جدول زمانی مربوط به روند برنامه ریزی رویداد خود، شروع کنید. برنامه ریزی رویداد آسان نیست. برای صرفه جویی در وقت خود، این لیست برنامه ریزی رویداد را بررسی کنید! ده مرحله مهم در چک لیست برگزاری همایش به صورت زیر خلاصه می شود:

چک لیست برنامه ریزی همایش

  1. اهداف و اهداف رویداد خود را تعیین کنید.
  2. تاریخ رویداد خود را انتخاب کنید.
  3. طرح جامع رویداد را تدوین کنید.
  4. بودجه رویداد ایجاد کنید.
  5. رویداد خود را برند کنید و تبلیغات خود را آغاز کنید.
  6. برای رویداد خود حمایت مالی و سخنران ترتیب دهید.
  7. فروش بلیط را شروع کنید.
  8. با تأمین کنندگان رویدادها (پذیرایی ، تجهیزات و غیره) هماهنگ شوید.
  9. تنظیم و اجرای روز رویداد را مدیریت کنید.
  10. ارزیابی کاملی از رویداد خود انجام دهید.

برای کمک به شما در هر مرحله از راه، این لیست چک را به چند بخش مختلف بر اساس تاریخ تقسیم کرده ایم. مطمئناً هرچه زودتر بتوانید روی رویداد خود کار کنید، بهتر است. به این ترتیب در صورت بروز هرگونه مشکل، تا حد ممکن آماده باشید.

پک پذیرایی همایش

اعضای شورای شهر مشهد

راهنمای لیست نحوه برنامه ریزی همایش

 ۴-۶ ماه قبل از رویداد

هرچه پیش از این بتوانید برنامه ریزی را شروع کنید، بهتر است. ما متوجه شده ایم که اکثر سازمان هایی که ما با آنها کار می کنیم، برنامه ریزی رویدادهای بزرگ و جمع آوری سرمایه را از حدود ۶ ماه قبل شروع می کنند.

 

  • اهداف رویداد خود را تعیین کنید. آیا می خواهید پول جمع کنید یا اطلاعات؟ شما امیدوارید چه تعداد شرکت کننده در همایش شرکت کنند؟ پاسخ این دو سوال، میزان سنجش موفقیت شما را آسان تر می کند.
  • تاریخ برگزاری همایش را مشخص کنید و اطمینان حاصل کنید که با رویدادهای دیگری که در منطقه شما یا تعطیلات مهم رخ می دهد منافاتی ندارد.
  • محل برگزاری را مشخص کنید و در مورد جزئیات آن مذاکره کنید.
  • طرح جامع رویداد را تدوین کنید. مشخص کردن هر کدام از جزئیات به شما کمک می کند تا چیزی را از قلم نیاندازید.

هزینه و بودجه مورد نظر را برآورد کنید. برخی از هزینه هایی که لازم است در نظر بگیرید؛ عبارتند از:

  • اجاره مکان برگزاری
  • غذا و نوشیدنی
  • تجهیزات
  • هزینه های بلندگو
  • مسافرت برای کارمندان
  • بیمه

همان طور که گفته شد، با توجه به هزینه های بالا، شما می توانید هزینه رویداد خود را تعیین کنید.

  • یک کمیته برگزاری رویداد استخدام کنید که شامل تشکیل دبیرخانه همایش و کمیته اجرایی می شود.
  • رویداد خود را برند کنید.
  • شروع به ساختن یک وب سایت یا ایجاد پیج اینستاگرام در مورد رویداد خود کنید.
  • آرم و عنوان تبلیغاتی رویداد ایجاد کنید.
  • در طول این رویداد به چه کسی نیاز خواهید داشت؟ سخنرانان، مجریان و مسئول سرگرمی ها را شناسایی و تأیید کنید.
  • حامیان مالی و اسپانسرها را شناسایی و با آنها تماس بگیرید.
  • فروش بلیط های زودهنگام را شروع کنید. اطمینان حاصل کنید که فرم های ثبت نام در دسترس هستند.
  • فراخوان ثبت نام رویداد را منتشر کنید.
مطلب پیشنهادی  اهمیت مصرف صبحانه و نقش آن در یادگیری

۳-۴  ماه قبل از رویداد:

اکنون که برخی از قسمتهای اساسی رویداد خود را فهمیدید، زمان آن فرا رسیده است که بقیه را اجرا کنید. اگر رویداد شما طی چند ماه آینده برگزار می شود، شما باید ارتباط خود را با تمام ذینفعان خارج از سازمان خود آغاز کنید و به هماهنگی با آنها ادامه دهید. برخی از نکاتی که باید به خاطر بسپارید عبارتند از:

  • اسناد لازم را برای تیم خود بسازید.
  • موضوعات ارائه و سخنرانی را نهایی کنید.
  • عکس بگیرید و اطلاعات محیط را دریافت کنید.
  • در صورت لزوم مقدمات سفر و اقامت را فراهم کنید.
  • قراردادهای لازم را امضا کنید.
  • از سخنرانان بخواهید تبلیغ و اشتراک گذاری همایش را در شبکه های مجازی خود شروع کنند.

امور مالی و اداری:

  • هزینه های ثبت نام را تعیین کنید
  • ثبت نام آنلاین را تنظیم و فعال کنید
  • مبالغ حامی مالی را نهایی کنید
  • مواردی را که در حسابداری باید پیگیری شود را شناسایی کنید.

محل و برنامه ریزی لجستیک:

  • فهرست و جزئیات، تجهیزات A / V ، تنظیمات ثبت نام ، پارکینگ ، علامت گذاری و … را تعیین و ترتیب دهید.
  • نیازها و برنامه های امنیتی رویداد را با مدیر محل بررسی کنید
  • در صورت لزوم نیاز به مجوزهای ویژه، بیمه و غیره را بررسی کنید.
  • شرایط دسترسی به پارکینگ یا سرویس بهداشتی را ارزیابی کنید. این مکان ها را به کارمندان اعلام کنید.

طرح تبلیغاتی را دنبال کنید:

  • پیش نویس طرح را تهیه کنید.
  • پیش نویس متن رویداد را ایجاد کنید.
  • موارد تبلیغاتی را توسعه دهید. به عنوان مثال در خبرناه ها مقالاتی منتشر کنید یا در نشریات تبلیغات خود را چاپ کنید.
  • برای تبلیغات آنلاین و چاپی از برند حامیان مالی استفاده کنید.
  • دعوتنامه ها، پوسترها، بلیط ها و … را تهیه و تولید کنید.
  • صفحه رویداد را در وب سایت خود ایجاد کنید
  • برگزاری رویداد را با ایمیل اطلاع رسانی کنید.
  • یک ویدیوی تبلیغاتی ایجاد کنید و صفحات مجازی خود پست بگذارید
  • رویداد خود را در تقویم های مختلف رویداد آنلاین ثبت کنید

۱-۲ ماه قبل از رویداد:

در این مرحله، شما احتمالاً زمان بیشتری را صرف تمرکز روی رویداد و نهایی کردن برخی جزئیات می کنید.

درباره ثبت نام و مشارکت، یادآوری هایی را به لیست مخاطبان خود ارسال کنید.

  • کپی سخنرانی ها را درخواست کنید
  • برای تأیید حمایت مالی و پذیره نویسی پیگیری کنید
  • هرگونه موارد تبلیغاتی را که در این رویداد به اشتراک می گذارید، دریافت کنید
  • از حامیان مالی بخواهید رویداد را در کانال های تبلیغاتی خود به اشتراک بگذارند.

اجرای طرح تبلیغاتی خود را ادامه دهید:

  • اطلاعیه های مطبوعاتی درباره سخنرانان اصلی، افراد مشهور ، افتخارات و … را منتشر کنید.
  • خبر اولیه رویداد خود را در وب سایت خود منتشر کنید و به همه شرکا، سازمان های وابسته و … ارسال کنید.
  • جزئیات بیشتری درباره رویداد خود را در شبکه های اجتماعی ارسال کنید
  • بلیط های خرید زودهنگام را ببندید. قیمت گذاری استاندارد را منتشر کنید.
  • مواد چاپی را نهایی و تصحیح کنید.

پک پذیرایی همایش

۱ هفته قبل از رویداد:

در این مرحله، باید اکثر جزئیات رویداد تأیید شود و آنچه باقی می ماند، تایید نهایی است، مانند موارد زیر:

  • اسکریپت رویداد را نهایی کنید.
  • جلسات تمرینی را برای افراد اختصاص دهید.
  • در مورد وظایف و جدول زمانی برنامه ها، به همه میزبانان و داوطلبان اطلاع دهید.
  • تعداد نهایی شرکت کنندگان را به تهیه کننده غذا ارائه دهید.
  • از هر سخنرانی، فیلم و سخنرانی نسخه های چاپی و آنلاین تهیه کنید.
  • عکسبرداری و فرصت های مصاحبه با ارائه دهنده ها و افراد معتبر را تعیین کنید.
  • جزئیات را با شرکت کنندگان در رسانه تأیید کنید.

۱ روز قبل از رویداد:

در اینجا چند جزئیات آخرین لحظه وجود دارد که ممکن است بخواهید به خاطر بسپارید:

  • حضور در رسانه را تأیید کنید.
  • اطمینان حاصل کنید که همه علامت ها در محل خود هستند. چه در اطراف محل برگزاری و چه در سایر مناطق که در آن مورد نیاز است.
  • اطمینان حاصل کنید که جداول ثبت نام و رسانه با موارد ضروری تهیه شده اند (مانند نشانهای خالی نام، کاغذ، خودکار و …)
  • اطمینان حاصل کنید که همه موارد تبلیغاتی، هدایا و … در محل موجود هستند.
  • اطمینان حاصل کنید که تمام تجهیزات صوتی و تصویری به درستی تنظیم شده و کار می کنند.
  • خوب بخوابید شما بیشتر از بقیه به استراحت احتیاج دارید.
مطلب پیشنهادی  متن دعوت به مراسم ختم، یادبود، تشییع جنازه و عرض تسلیت به بازماندگان

روز رویداد:

روز بزرگ فرا رسیده است! آنچه در اینجا باید بخاطر بسپارید:

  • چند نفس عمیق بکشید.
  • اطمینان حاصل کنید که از همه دستورالعمل ها، شماره تلفن ها ، کلیدها، مجوز پارکینگ اضافی برای مهمانان VIP ، نمودارهای نشیمن و لیست مهمانان با خود دارید.
  • برای اطمینان از پیشرفت تیم با رئیس کمیته هماهنگی کنید.
  • همچنین با پذیرایی و تیم های حامی مالی که در آن شرکت می کنند، هماهنگ کنید.
  • در صورت لزوم به اسپانسرها، سخنرانان و سایر تیم ها کمک کنید.

سبزینه پک فروشگاه اینترنتی پک پذیرایی همایش، افتخار میزبانی همایش و رویدادهای بزرگی را دارد. برای ثبت سفارش و مشاوره می توانید با شماره زیر تماس بگیرید.

تماس با سبزینه پک

بلافاصله پس از رویداد:

در حالی که شما نیاز به ارزیابی دقیق و به روزرسانی بودجه خود دارید، این موارد وجود دارد. تبلیغات پس از رویداد، جمع آوری کمکهای مالی و فرصتهای توسعه اعضا که می توانید فقط با کمی برنامه ریزی قبل از رویداد از آنها استفاده کنید.

در اینجا برخی از فعالیت هایی که ممکن است با پایان رویداد در نظر بگیرید آورده شده است:

در محل برگزاری حضور داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز مهمی جانمانده است.

وضعیت مالی:

  • کلیه رسیدها و اسناد، داده های ثبت نام نهایی و … را جمع آوری کنید
  • بودجه را به روز کنید

ارسال نامه های تشکر و قدردانی به:

  • حامیان مالی
  • داوطلبان
  • سخنرانان / مجریان
  • اهدا کنندگان
  • رسانه

در یادداشت های تشکرآمیز خود، موفقیت رویداد و چگونگی مشارکت آنها (به عنوان مثال میزان پول جمع آوری شده، آگاهی یا تعداد شرکت کنندگان و …) را حتماً به گیرندگان یادآوری کنید.

تبلیغات پس از رویداد:

  • با نکات برجسته از این رویداد، یک ایمیل برای پایگاه مشترک خود ارسال کنید.
  • برای به اشتراک گذاشتن نحوه کار آن ، یک فیلم تبلیغاتی به صورت CD تهیه کنید (و به عنوان یک پاداش می توانید سال آینده از آن به عنوان تبلیغات استفاده کنید!)
  • موارد برجسته را در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارید.
  • صفحه وب سایت را به روز کنید تا نشان دهد که این یک رویداد گذشته است.
  • یک نظرسنجی بعد از رویداد انجام دهید تا اطلاع پیدا کنید که مردم در مورد رویداد شما از چه چیزهایی لذت می برند تا در صورت امکان، پیشرفت داشته باشید.
  • با شرکت کنندگان در رویداد تماس بگیرید. از آنها برای شرکت در برنامه های مداوم خود و ترویج آنها و چگونگی پشتیبانی آنها از طریق پیوستن ، داوطلب کردن یا کمک مالی پایدار ، در طول سال حمایت کنید

ارزیابی کاملی از این رویداد انجام دهید. چه چیزی خوب پیش رفت و چه کاری را می توانستید دفعه بعدی بهتر انجام دهید؟

امیدواریم این چک لیست برای شروع برنامه ریزی رویداد مفید واقع شده باشد! از این چک لیست برگزاری همایش به عنوان نقطه شروع استفاده کنید تا فعالیتها را به افراد مختلف داوطلب یا کارمندان اختصاص دهید. توصیه می کنیم این چک لیست را چاپ کنید تا در آسانترین حالت ممکن، همه کارهایی که باید انجام دهید را بخاطر بسپارید. برنامه ریزی یک رویداد استرس زا است بنابراین طبیعی است که مواردی را از قلم بیاندازید. منبع

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *